Poradcovia a zmluvné vzťahy

Poradcovia a zmluvné vzťahy
Často používaná forma participácie na riešení špecifických projektových problémov. Nevyžaduje zamestnávanie stálych pracovníkov, ktorí buď nemajú stálu náplň práce alebo nie sú schopní zvládnuť prácu vpožadovanej kvalite. Vhodný externý odborník (poradca, konzultant) dokáže odviesť viac práce, vpožadovanej kvalite a za kratší čas.
Externí pracovníci by nemali mať právomoc riadiť a kontrolovať projektové práce, ale mali by mať zabezpečený mechanizmus čo najužšej spolupráce smanažérom projektu a členmi tímu. Pri interaktívnej spolupráci kmeňových pracovníkov s poradcami možno dosiahnuť efekt rozšírenia si znalostí a zručností vlastných členov projektového tímu.

7.1. Poradcovia a požiadavky
Požiadavky kladené na poradcov musia byť jednoznačné, jasne interpretovateľné a pravidelne kontrolované. Vopačnom prípade to môže viesť kplytvaniu času a nákladov zadávateľa i dodávateľa.
Kontrola správnej interpretácie je robená pomocou spätnej väzby či už priebežnou komunikáciou alebo posúdením dielčích výsledkov zadanej práce.
Pri identifikácii požiadaviek by mal poradca efektívne spolupracovať.
Dobrý poradca musí vedieť klásť otázky a dávať doporučenia pre riešenie problémov súvisiacich sprojektom. Vyvarovať sa treba poradcov, ktorí majú sklony zjednoduchých požiadaviek robiť zložité a rozsiahle problémy (reálnosť pohľadu nevyhnutná).

7.2. Výber poradcov
Viac spôsobov, záleží na okolnostiach, skúsenosti a schopnostiach manažéra projektu. Výber môže byť robený zpotenciálnych poradcov vovlastnej organizácii, firme alebo zexterného prostredia cez referencie, inzeráty, doporučenia (pasívne) alebo aktívne cez zverejnenie inzerátu, vypísania konkurzu a pod.
Dôležité je vytvoriť dobré pracovné vzťahy medzi poradcom a manažérom tímu (ak sa to nedarí je treba poradcu vymeniť).
Konkurzy (ako verejná súťaž) sú najčastejšou formou výberu. Vyžaduje zverejnenie konkurzných požiadaviek, vrátane termínu uzávierky podania návrhu a uvedenia kontaktnej osoby. Pri veľkom počte prihlásených to môže byť časovo veľmi náročný proces.
Neverejná súťaž býva organizačne menej náročná. Spočíva voslovení niekoľkých vybraných firiem s požiadavkou zaslania návrhu na riešenie daného špecifického problému.

7.3. Požiadavky na poradcov
Jedná sa východzie požiadavky potrebné na spracovanie návrhu pre výberové konanie.

Rozsah a obsah býva zhodný sprojektovými požiadavkami:
· čo sa má urobiť (rozsah prác)
· očakávané výsledky
· rámcové požiadavky na dobu realizácie projektu
· vzťahy nadriadenosti a podriadenosti, právomoci a zodpovednosť
· početnosť kontrolných hlásení (týždenne / mesačne) obsahujúcich prehľad prác od poslednej kontroly, popis problémov, porovnanie plánovaných a skutočných výsledkov, čerpanie nákladov, ciele na ďalšie obdobie, stručný komentár o priebehu prác a predpokladoch dodržania kvalitatívnych, kvantitatívnych a časových požiadaviek
· rozsah požadovaných znalostí a zručností poradcu pri zabezpečení implementácie projektu

Úspešnosť poradcu (poradenskej firmy) vo výberovom konaní je daná kvalitou spracovania návrhu, ktorý by mal obsahovať minimálne tieto informácie:
· ako bude poradca (firma) postupovať pri riešení problému ?
· aké nákladné budú jeho práce ?
· kto sa bude na týchto prácach podieľať a aké má skúsenosti ?
· aké sú referencie o doterajšej činnosti (prehľad) ?
Rozpis nákladov na riešenie jednotlivých (kľúčových) úloh a termíny pre platnosť uvedenej ceny môžu byť vítané. Najlepšie je mať kdispozícii zoznam požiadaviek aby bola dosiahnutá jednotnosť pri posudzovaní predložených návrhov. Možnosť preplatenia návrhov bez ohľadu na ich akceptovanie je na zvážení vyhlasovateľa.

7.4. Odovzdávanie požiadaviek
Obyčajne poštou ale vhodnejšie a časovo úspornejšie pracovnou poradou sprípadným vyjasnením si určitých sporných otázok. Môže tým dôjsť aj kďalšej selekcii medzi prihlásenými.
Medzi užším výberom a členmi projektového tímu je vhodné usporiadať spoločné sedenie, na ktorom by sa malo zistiť či je obojstranná ochota na vzájomnej spolupráci (predíde sa konfliktom pri samotnej práci).
Postup vhodný pri veľkých projektoch !

7.5. Hodnotenie návrhov
Predpokladá jednotnú formu predložených návrhov. Cena nie je podstatná, podstatná je schopnosť poradenskej firmy kvalifikovane riešiť daný problém. Hodnotí sa zviacerých hľadísk. Konkurzom môže byť vybraných aj niekoľko firiem. Každá na určitú časť projektu, pre ktorú má najlepšie predpoklady alebo zčasového hľadiska (skrátenie doby riešenia projektu).
Postup hodnotenia návrhov
Hodnotenie môžeme deliť na kroky:
1. stanovenie kritérií pre hodnotenie vhodnosti (napr. cena, doba riešenia, formálna úroveň návrhu, referencie, doterajšie skúsenosti, progresívnosť riešenia, záruky)
2. zostavenie matice pre viackriteriálnu analýzu (riadky - kritéria, stĺpce- návrhy alebo varianty)

7.6. Zmluvy
Pružný pracovný dokument medzi zadávateľom a poradcom (poradenskou firmou) umožňujúci dobrú kontrolu plnenia jednotlivých položiek. Mala by obsahovať hlavne rozsah prác, ceny dielčích prác, celkovú cenu dodávky a podmienky platnosti zmluvy.
Druhy cien dodávok
· Pevná cena (pri dobre známom obsahu kontrahovaných prác a dobe dodávky do 12 mesiacov)
· Pružná cena (vychádza zpevnej ceny, ktorá sa vpriebehu plnenia dodávky upravuje zohľadom na infláciu)
Hodinová sadzba
Malý rozsah prác a ťažko stanoviteľný. Dôležitá je vzájomná dôvera
Percentuálna sadzba
Podiel zcelkovej výšky nákladov. Nedostatkom je nezainteresovanosť dodávateľa na úsporách.
Zmluvné platby
Pravidelné platby počas realizácie projektu (mesačne, týždenne)
Zálohové platby
Platby len vurčitej výške dohodnutej ceny, zvyšok až po úspešnom dokončení prác na dodávke.
Skryté náklady
Vprípade, že nie je možné objektívne odhadnúť prevádzkové náklady poradcu (poradenskej firmy). Vzmluve určíme maximálnu výšku (%) vzhľadom kcelkovej cene dodávky
Odhady
Najlepšie podľa už realizovaných analogických projektov.
Obsah zmluvy
- špecifikácia zadávateľa projektu
- špecifikácia dodávateľa
- predmet zmluvy
- rozsah prác
- meno zodpovednej a kontaktnej osoby zákazníka
- meno zodpovednej a kontaktnej osoby dodávateľa
- prehľad povinných hlásení pre kontrolné účely
- podmienky platnosti zmluvy
- typ ceny a spôsob jej stanovenia
- celková cena dodávky a jej rozpis
- podmienky a možnosti uplatnenia zmien zmluvy
- spôsob a termíny platieb
- termín začatia a ukončenia dohodnutých prác príp. aj termíny dokončenia dôležitých úloh
- výšku a podmienky penalizácie vprípade nedodržania termínov
- dohoda pre prípad predčasného dokončenia prác
- podmienky určujúce možnosť zastúpenia poradenských pracovníkov
dohoda o utajovaní informácií
Zmeny ako súčasť zmluvných podmienok (väčšinou ide o čas alebo peniaze).

7.7. Kontrola zodpovednosti poradcu
Kontrola a dôvera základné atribúty pre dobrú spoluprácu zadávateľa a dodávateľa. Kontrola môže byť zadávateľom uplatňovaná ako:
- objasnenie niektorých sporných záležitostí
- trvanie na určitej zrozumiteľnej v terminológii
- vyžadovanie práce podľa dodaných podkladov
- vyžadovanie priebežných hlásení snásledným objasnením nejasností
- rešpektovanie doporučení prípadne diskusia o nich